Standortverlagerung, Globalisierung und Vernetzung machen es möglich und nötig: Immer mehr Menschen arbeiten in virtuellen Teams an gemeinsamen Aufgabenstellungen und Projekten. Aber sind diese Teams auch produktiv oder hemmt die virtuelle Teamarbeit die Produktivität?

„Für Lynda Gratton, Professorin an der London Business School, [ist] die Entwicklung von Linux in virtuellen Teams – von denen sich die meisten Teilnehmer noch nie persönlich begegnet sind – ein Beweis dafür, wie gut und vor allem auch wie motiviert in solchen Teams gearbeitet werden kann“, berichtet das RKW Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft e.V. in einer Publikation „Leistungssteigerung und Wissenstransfer in virtueller Teamarbeit – Zusammenarbeit im 21. Jahrhundert“ schon 2011 und führt gleichzeitig negative Beispiele auf, wo virtuelle Teams, die über Kontinente und Kulturen hinweg zusammenarbeiten, Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit haben. Auch andere beklagen die Schwierigkeiten bei der Teamentwicklung: . „Video­konferenzen können ein „reales“ Treffen für Teamentwicklungen nicht ersetzen. […] Der direkte Blickkontakt ist kaum möglich, und die genutzten Mikrofone müssen auf einen Schwellenwert eingestellt sein, der die Übertragung von den so wichtigen „Zwischentönen“ verhindert.“ stellen Laila M. Hofmann und Erika Regnet in ihrem Buch ,Führung und Zusammenarbeit in virtuellen Strukturen“ fest.

 Wie kann unter solchen Voraussetzungen produktiv und gut zusammengearbeitet werden?

Erfolgsfaktor oder Stolperstein Technik und Software

Virtuelle Teamarbeit ist eine andere Form von Zusammenarbeit, die gelernt sein will. Als erstes ist hier die Technik zu nennen. Genau wie ein reales Büro eingerichtet und mit den erforderlichen technischen Hilfsmitteln ausgestattet sein muss, gilt dies auch für die virtuelle Welt. Nur hier ist der technischen Aufwand zunächst einmal anders. Neben einer schnellen Internetverbindung werden Tablet, Netbook oder PC/Mac benötigt. Mikrofon und Webcam sind meist vorhanden oder können einfach angeschlossen werden. Damit virtuelle Teams produktiv arbeiten können, werden dann Plattformen benötigt, die gemeinsame Ordner, eine Wiki und virtuelle Meetingräume zur Verfügung stellen. Sie merken schon: die andere und neuere Technik und Arbeitsweise wird schnell zum Stolperstein, wenn die Teammitglieder diese nicht beherrschen. Im Rahmen des demographischen Wandels stellt sich hier eine große Herausforderung gerade ältere Teammitglieder mit wenig Erfahrung an die virtuelle Teamarbeit heranzuführen.

Erfolgsfaktor oder Stolperstein Organisation

Da der schnelle Kontakt über den Büroflur in der virtuellen Teamarbeit nicht möglich ist, ist es bei virtueller Teamarbeit noch wichtiger, dass die organisatorischen Absprachen und Maßnahmen schnell getroffen werden, damit das Team auch produktiv werden kann. Ziele und Aufgaben sollten klar beschrieben, Strukturen für die Arbeit auf der virtuellen Plattform festgelegt, sowie ein fester Fahrplan mit regelmäßigen Review-Punkten vereinbart werden. Reviews finden am besten in den virtuellen Meetingräumen statt, wobei unterschiedliche Zeitzonen die Sache hier erheblich erschweren können. Zudem erleichtern klare Vorgaben über Benennung von Dokumenten und deren Ablage im System die gemeinsame Arbeit.

Wie auch in realen Teams gibt es auch in virtuellen Teams unterschiedliche Rollen, die sich zunächst einmal über bestimmte Aufgaben definieren. Wer leitet das Projekt oder die Aufgabenerledigung, wer ist der- oder diejenige, die sich um die Dokumente kümmert, wer moderiert die virtuellen Teammeetings und pflegt die Wiki auf der virtuellen Arbeitsplattform? Hier kann sich bewähren, dass die Rollen mit jeder neuen Aufgabe neu verteilt werden, damit jeder alle Rollen übernehmen kann. Die sonst in Teams üblichen Rollen wie Ideengeber, Detaillist oder Teamarbeiter werden sich auch herausbilden, nur fehlt hier tatsächlich häufig der persönliche Kontakt, um diese Rollen schnell zu etablieren. Das Ausscheiden und Hinzukommen von Teammitgliedern stellt eine zusätzliche Herausforderung dar, die schon in realen Teams nicht leicht zu bewältigen ist. Jeder, der erlebt hat, wie eine wichtige Person aus dem Team abgezogen wurde, weil sie für eine andere wichtige Aufgabe „dringend“ benötigt wurde, kann dies nachvollziehen.

Erfolgsfaktor Mensch

Da in der virtuellen Teamarbeit jeder in der täglichen Arbeit viel mehr auf sich selbst gestellt ist als in realen Teams, um sich zu organisieren und die Arbeit zu strukturieren, müssen die einzelnen Teammitglieder über ein gutes Zeitmanagement und gute Selbstorganisation verfügen. Eine produktive Zusammenarbeit des Teams hängt neben der Fachlichkeit im hohen Maße von der Motivation und dem Engagement eines jeden Teammitgliedes ab. Verbindlichkeit innerhalb der Gruppe bei der Termineinhaltung und Aufgabenerfüllung hilft bei der Aufgabenumsetzung, zumal an den Aufgaben asynchron gearbeitet wird.

Die ungeregelten Arbeitszeiten können dazu führen, dass sich die Teammitglieder überlasten. Auch hierzu stellt das oben erwähnte Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft fest: „Motivierte Mitarbeiter leisten (zu) viele „Extrameilen“ und brennen aus. Fehlendes Vertrauen der Teamleiter/Führungskräfte führt zu kontraproduktiven Kontrollversuchen. Bestehende Arbeitszeitregelungen passen (noch) nicht auf die neuen Verfahren. Teammitglieder kommen in Konflikte.“

Der Kommunikation fällt auch in virtuellen Teams eine entscheidende Rolle zu. Durch das Fehlen des direkten Face-to-Face-Kontaktes kann es zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen, was insbesondere bei kontroversen Diskussionen erhebliche Risiken birgt. Zudem sind kulturelle Unterschiede bei der Arbeit über Kontinente hinweg ein weitere Schwierigkeit. Ein wertschätzender Umgang miteinander und Rücksicht auf unterschiedliche Befindlichkeiten erweisen sich hier als absolute Notwendigkeit.

Eigene Erfahrungen

Im Rahmen meiner universitären Weiterbildung in „Personal- und Organisationsentwicklung“ sammle ich derzeit eigene Erfahrungen in der virtuellen Teamarbeit. Ich kann die oben genannten Erfolgsfaktoren und Stolpersteine daher gut nachvollziehen und habe sie teilweise selbst erlebt. Dabei ist es im Rahmen der Weiterbildung an der Universität Hamburg wie das Platznehmen im gemachten Bett: Eine erprobte Arbeitsplattform sowie reichlich Erfahrung durch kompetente Begleitung durch die Leitung helfen hier über die Schwierigkeiten hinweg. Hier zeigt sich, dass mit der Technik und dem Führen von virtuellen Teams erfahrene Führungskräfte ihren Teammitgliedern den Weg in die virtuelle Teamwelt wesentlich erleichtern können.

P.S.: Die oben aufgeführten Erfolgsfaktoren und Stolpersteine wurden in einem virtuellen Team diskutiert und zusammengestellt. Herzlichen Dank an meine Mitstreiter!

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