Haben Sie 2 Minuten Zeit? Gut, denn länger dauert das Lesen dieses Posts nicht, aber die konkrete Anwendung dieses einfachen Tipps wird Ihre Produktivität zum Erreichen Ihrer wichtigen Aufgaben und Ziele garantiert steigern. Mit der 2-Minuten-Regel, die ursprünglich aus dem Getting-Things-Done-Ansatz von David Allen stammt, können Sie drei wichtige Dinge erreichen.

1. Mehr Aufgaben erledigen

Halten Sie sich dafür an folgende einfache Regel:

Wenn etwas weniger als zwei Minuten dauert, dann erledigen Sie es sofort!

Einsatzmöglichkeiten sind schnell gefunden:

• Mails, die nur eine kurze Antwort benötigen, sofort beantworten.
• Rechnungen gleich anweisen.
• Die Ordner gleich wieder in den Büroschrank zurückstellen.
• Die Tasse direkt in die Spülmaschine stellen oder den Teller gleich abwaschen.

Es ist schon erstaunlich, was Sie alles schaffen können, wenn Sie die Dinge gleich anpacken. Und die Vorteile liegen auf der Hand:

• Es sammelt sich weniger an. (Logisch.)
• Es gibt einem das Gefühl, etwas erledigt zu haben. (Auf jeden Fall!)
• Dinge, die erledigt sind, belasten einen nicht mehr und kosten keine Konzentration oder Verwaltungsaufwand, um sie nicht zu vergessen. (Aufschreiben auf einem Zettel bzw. Markieren in Outlook oder einer To-Do-App.)
• Viele Sachen sind später aufwändiger zu erledigen. (Wie der Teller, auf dem der festgetrocknete Honig klebt.)
• Was erledigt ist, kann nicht eskalieren. (Die vergessene Rechnung.)

Die Zwei-Minuten-Regel ist ein Teil der „Getting Things Done“-Methode (GTD) von David Allen. Bei dieser Selbstmanagement-Methode werden Projekte bzw. Aufgaben in einzelne, kleine Arbeitsschritte heruntergebrochen (z.B. Prozessflow visualisieren, Kollegen Müller anrufen), priorisiert und in Listen festgehalten.

Beim Abarbeiten kommt dann die Zwei-Minuten-Regel zum Einsatz. Wenn es länger dauern würde, weil dafür andere Dinge erledigt werden müssen, wie die Installation eines Programms, ein Gespräch oder eine Recherche, dann landet es auf der To-Do-Liste und man wendet sich dafür der wichtigsten Aufgabe des Tages zu.

Probieren Sie es selbst aus: Sie werden staunen, was Sie erledigen können und wie dadurch viel vom Ballast auf Ihrer To-Do-Liste verschwindet.

2. Ungeliebte Aufgaben erledigen

Die 2-Minuten-Regel hilft aber auch bei ungeliebten Aufgaben. Statt diese ewig vor sich herzuschieben, fangen Sie einfach an und arbeiten zunächst nur 2 Minuten an der Aufgabe.

Lesen Sie nur 2 Minuten in dem Fachbuch, das Sie für Ihre Weiterbildung lesen müssen.
Arbeiten Sie nur 2 Minuten an der schwierigen Präsentation.
Räumen Sie nur 2 Minuten auf: nehmen Sie sich genau eine Schublade vor und gehen Sie diese kurz durch.

Selbstmanagement in nur 2 Minuten! – Jürgen Wulff

Sie werden feststellen, dass das Schwerste die Überwindung war und Sie die Lust packt, zumindest einen Teil der Aufgabe zu erledigen. Damit haben Sie erfolgreich einen Anfang gemacht oder eine Aufgabe ein gutes Stück weitergebracht.

3. Neue Gewohnheiten einüben

Kennen Sie das: Sie wollen etwas regelmäßig machen, aber Sie scheuen den Aufwand? Dann probieren Sie auch hier die 2-Minuten-Regel:

• Machen Sie morgens eine 2-Minuten-Meditation. (Reicht für 10 Atemzüge und Sie fühlen sich trotzdem frischer)
• Lernen Sie mit duolingo 2 Minuten lang eine neue Sprache für Ihren Beruf. (¡Vamos!)
• Ziehen Sie die Laufschuhe an und laufen Sie genau 2 Minuten (Sie verausgaben sich nicht, haben aber dennoch ein gutes Gefühl)
  Verbessern Sie Ihr Networking: Schicken Sie eine Nachricht an einen alten Bekannten. (Lassen Sie sich positiv überraschen, was aus den reaktivierten Kontakten entwickelt)

Selbstmanagement in nur 2 Minuten! – Jürgen Wulff

Viele kleine Wiederholungen führen dann zu einer neuen Gewohnheit und ist sehr viel leichter, wenn man mit nur 2 Minuten anfängt.

Fazit: Es gibt nur eine Methode, noch mehr in weniger Zeit zu erreichen: Unwichtige Dinge ganz sein lassen oder „Nein“ zu Aufgaben zu sagen, die andere einem aufdrängen wollen. Doch dazu ein anderes Mal mehr.

Sie haben Ihre eigenen Erlebnisse mit der 2-Minuten-Methode? Schreiben Sie mir!

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