Teamtage sind eine gute Gelegenheit, das Team menschlich zusammenzubringen und die gemeinsame Arbeit weiter zu professionalisieren oder wieder auf die Reihe zu bringen. Aber vermarkten Sie Ihre Teamtage auch richtig? Mit dem 5-Stufen-Marketing-Plan bereiten Sie Teamtage richtig vor und sichern schon im Vorwege den Erfolg.

Als Teamentwicklungsmaßnahme können Teamtage die Zusammenarbeit des Teams wirklich voranbringen. Intensives Arbeiten an Sachthemen in ungestörter Umgebung und ungezwungenes, längeres Zusammensein mit Austausch, Spiel und Spaß auf der anderen Seite sind die Grundlage für einen nachhaltigen Effekt.

Viele Führungskräfte setzen sich daher in der Vorbereitung intensiv mit dem Ablauf und der konkreten Durchführung auseinander aber vergessen, dass Teamtage auch ein gutes Marketing brauchen, um erfolgreich zu werden.

Zum erfolgreichen Marketing für Teamtage gehört, dass der Teamtag immer wieder im Alltag erwähnt wird und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf den Tag ausgerichtet werden. Dazu gehören fünf einfach durchzuführende Schritte, die Sie in Ihren Führungsalltag einbauen sollten.

1. Setzen Sie Ziele und Rahmen

Auf einem Teamtag müssen zwei Dinge in einem ausgewogenen Verhälnis zueinander stehen: Die Aufgabenorientierung, d.h. die Bearbeitung von Sachthemen, und die Beziehungsorientierung, das sind Zeiten, wo es um das zwischenmenschliche Miteinander geht. Erwähnen Sie also beides, wenn Sie Ziele und den Rahmen festlegen:

„Der Teamtag ist eine gute Gelegenheit, die Abläufe im Kundenkontakt kritisch unter die Lupe zu nehmen und zu professionalisieren. Gleichzeitig werden wir genügend Zeit für uns haben, um uns auszutauschen und ohne Arbeitsdruck miteinander bei gutem Essen und bei Spaziergängen in der Natur eine gute gemeinsame Zeit zu erleben. Es ist also keine Freizeitveranstaltung, aber es wird uns neben harter Arbeit auch Zeit für das Miteinander bleiben.“

Beobachten Sie die Reaktionen der Teilnehmer. Trifft das die generellen Erwartungen? Gibt es Widerstand oder Enttäuschung? Ist die Erwartungshaltung der Teilnehmer eine andere, dann diskutieren Sie und kommen dadurch zu einem gemeinsamen Ziel und einem akzeptierten Rahmen.

Effekt von Marketingmaßnahme 1: Sie erreichen einen möglichst breiten Konsens für Ziel und Rahmen des Teamtages.

2. Berücksichtigen Sie die individuellen Bedürfnisse und Anliegen der Teilnehmer

Führen Sie dazu mit jedem Teilnehmer ein kurzes Vier-Augen-Gespräch. Wiederholen Sie zunächst kurz den Rahmen aus der gemeinamen Gruppenbesprechung und fragen Sie dann nach den persönlichen Anliegen für den Teamtag. Lassen Sie nach jeder Frage Zeit zum Nachdenken und Antworten.

Stellen Sie folgende drei Fragen:

1. „Was ist dir wichtig für den Teamtag?“
Sie erfahren allgemeine Dinge, die für den Teilnehmer wichtig sind. Sie verwenden Indikativ und kennzeichnen damit, dass Sie die Antwort nicht in Frage stellen werden.

2. „Was würdest du gut finden, was wir dort erreichen könnten?“
Die Verwendung von Konjunktiv in diesem Satz lädt zum freien Nachdenken ein. Sie erfahren die verborgenen Wünsche des Teilnehmers

3. „Gibt es für dich spezielle Themen, die wir auf dem Teamtag besprechen sollten?“
Hier erfahren Sie, ob es individuelle Themen gibt, die für den Teilnehmer Wichtigkeit haben. Der Konjunktiv lässt aber zunächst offen, ob das Thema wirklich behandelt werden muss.

Nehmen Sie die Antworten auf, machen Sie sich Notizen. Zu weitgehende individuelle Wünsche sollten Sie durch Verweis auf den Rahmen abblocken. Sofern möglich, regeln Sie die angesprochenen Themen durch Einzelgespräche, Coaching oder Gruppenbesprechungen regeln können.

Effekt von Marketingmaßnahme 2: Die Mitarbeiter fühlen sich individuell wahrgenommen und Sie können wichtige Themen für den Teamtag aufnehmen.

3. Geben Sie eine Zusammenfassung der Themen

Besprechen Sie die Ergebnisse der Einzelgespräche mit dem Moderator des Teamtages und erstellen Sie daraus einen Themenkatalog. Stellen Sie den Themenkatalog dann zeitnah auf einer der nächsten Gruppenbesprechungen vor. Sagen Sie, dass Sie sich sehr auf den Teamtag freuen und die Gelegenheit, sich über diese Themen mit den Mitarbeitern auszutauschen.

Effekt von Marketingmaßnahme 3: Der bislang nur grob skizzierte Teamtag wird mit Inhalt gefüllt, die Mitarbeitenden erleben, dass ihre Ideen in die Themensammlung einfließen, was die Motivation erhöht.

4. Erinnern Sie regelmäßig an den Teamtag

Jetzt heißt es am Ball bleiben, insbesondere dann, wenn Sie die Teamtag zusammen mit Ihren Mitarbeitern sehr frühzeit planen und noch mehrere Monate bis zum Teamtag vergehen. Zwei bis drei Erinnerungen helfen, den Teamtag im Blickfeld der Mitarbeiter zu halten:

• Verteilen Sie Prospekte des Veranstaltungshauses
• Projizieren Sie die Internetseite des Verantstaltungsortes an die Wand und von den Arbeitsräumen
• Zeigen Sie über Google Maps, wo sich der Veranstaltungsort befindet
• Zeigen Sie Fotos von der umgebenden Natur, von Freizeitmöglichkeiten wie Kanufahren, Minigolfen, Grillen etc. Wenn es dazu etwas zu organisieren gibt, können Sie diese Aufgabe an motivierte Mitarbeiter delegieren.

Alternativ oder begleitend können Sie einzelne Themen, die der Vorbereitung bedürfen, auf den gemeinsamen Gruppenbesprechungen für den Teamtag gliedern, sortieren, abgrenzen oder Fragestellungen dazu entwickeln, die auf dem Teamtag beantwortet werden sollen.

Effekt von Marketingmaßnahme 4: Der Teamtag bleibt in Erinnerung und wird für die Teilnehmer konkret und greifbar.

5. Eine Aufgabe zur Einstimmung

Sieben bis zehn Tage vor dem Teamtag geben Sie den Teilnehmern eine kleine Vorbereitungsaufgabe. In Frage kommen hierfür z.B.

• Eine Umfrage oder ein Test. Die Auswertung findet dann auf dem Teamtag statt.
• Eine Denkaufgabe zur Selbstreflexion.
• Ein kurzer Text zur Vorbereitung (nicht länger als 1-2 Seiten) mit 2-3 Fragen dazu.

Effekt von Marketingmaßnahme 5: Sie aktivieren die Teilnehmer mit der Metabotschaft „Der Teamtag ist zum Mitmachen“.

Ein wichtiger Marketing-Tipp zum Schluss

Als Führungskraft sind Sie auch Verkäufer des Produktes „Teamtag“. Ihre innere positive Einstellung, Ihre Begeisterung und Ihr Engagement für diesen Tag kann sich auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übertragen. Umgekehrt gilt aber auch: Wenn Sie das Ganze eher als schwierige oder lästige Aufgabe sehen oder als eine Art Verwaltungsakt, dann wird auch das seinen (negativen) Effekt auf die Teilnehmer haben. Also bauen Sie sich innerlich auf, freuen Sie sich auf die Chance mit Ihren Mitarbeitern wichtige Themen anzugehen und vermitteln Sie diese echte Freude auch nach außen. Bei einem gut gelaunten Verkäufer kaufen wir alle viel lieber – nutzen Sie diese Chance!

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