Die Corona-Krise zwingt viele Arbeitnehmer ins Homeoffice. Was medizinisch nachvollziehbar und begründet ist, hat allerdings eine unangenehme Konsequenz für Weiterbildung und Qualifizierung: Fast alle Veranstaltungen innerhalb und außerhalb der Unternehmen mussten abgesagt werden. In diesem Beitrag aus sicherführen (Juli-Ausgabe) erfahren Sie, wie Sie Präsenzveranstaltungen durch Online-Veranstaltungen ersetzen.

Online-Workshops: beliebtes Format in Zeiten von Homeoffice und verstreuten Teams

Aufgrund der Corona-Krise erfahren viele Unternehmen derzeit einen digitalen Schub. Durch die Arbeit aus dem Homeoffice heraus sind digitale Lösungen auf dem Vormarsch. Ein Beispiel dafür sind Online-Workshops.

Online-Workshops …

• finden online und in Echtzeit
• sind Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer etwas lernen und sich austauschen können.
• weichen vom klassischen Konzept der Vortragsrede ab: Wissen wird erarbeitet, indem in Gruppenarbeit (daher Workshop) Erkenntnisse gewonnen
• sind ein Format mit einem größeren Praxisanteil, während der Anteil an Theorie bei einem Workshop eher gering ausfällt.

Das unterscheidet Online-Workshops z. B. vom Webinar, das zwar auch online durchgeführt wird, jedoch stärker in Vortragsform stattfindet, da die Teilnehmer in der Regel nur wenig aktiv beteiligt werden.

Webinare …

• können aufgezeichnet und später angeschaut werden, wenn es für die Zuhörer gut
• eignen sich durch ihren Vortragscharakter gut für größere Teilnehmerkreise (im Gegensatz zu Workshops, deren Teilnehmerzahl meist begrenzt ist, damit das Lernen interaktiv und kreativ stattfinden kann).

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Beispiel: Workshop bitte online?

Lisa Martinez wollte nächste Woche ihr Vertriebsteam in den neuen Produktspezifikationen schulen. Jetzt muss sie umdenken, da alle aus dem Homeoffice arbeiten. Könnte es vielleicht mit einem Workshop oder Webinar funktionieren? Sie entscheidet sich für einen Online- Workshop, da es ihr wichtig ist, die Kollegen aktiv zu beteiligen. Nur hat sie das noch nie gemacht. Wird es ihr gelingen, sich so schnell in die neue Technik einzu- arbeiten, und was muss sie eigentlich außer der Technik noch beachten?

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Welche Veranstaltungen sind online-geeignet?

Wenn Sie eine geplante Präsenzveranstaltung online umsetzen wollen, sollten Sie sich zunächst die Frage stellen, ob die Ziele und Inhalte überhaupt sinnvoll online abgebildet werden können. Das ist eher bei Veranstaltungen der Fall, bei denen es auf Wissensvermittlung, Impulse, gemeinsame Diskussion, Ideenfindung und das Erarbeiten von Vorgehensweisen oder Gruppenergebnissen ankommt.
Seminare, bei denen die Gruppenatmosphäre oder die direkte physische Interaktion zwischen den Teilnehmern eine zentrale Rolle spielt, sind wenig bis gar nicht onlinegeeignet.
Teamtrainings, Moderationsseminare oder Seminare, bei denen zu Übungszwecken etwas zusammengebaut oder konstruiert werden soll, sollten nur als Präsenzveranstaltung stattfinden.

Praxis-Tipp: Workshops verkürzen

Vor dem Bildschirm zu sitzen ist anstrengender als im Seminarraum. Es fehlt die Bewegung und die Augen sind die ganze Zeit auf den Bildschirm gerichtet. Begrenzen Sie Ihre Online-Workshops daher auf höchstens 3–4 Stunden. Außerdem sollten Sie jeweils nach 60 Minuten eine Pause von 10–15 Minuten einplanen.

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Beispiel: Fotos statt Ausprobieren

Lisa Martinez stellt beruhigt fest, dass sie ihren Schulungsvortrag sicher auch vor der Kamera halten kann. Allerdings fällt das Ausprobieren der angesprochenen Features an der neuen Maschine aus. Zum Glück kann sie Detailfotos der Maschine aus den PDF-Bedienungsanlei- tungen ziehen und so zumindest einen ersten Eindruck vermitteln.

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Auswahl einer Plattform

Für die Auswahl der Plattform fragen Sie am besten die IT-Verantwortlichen in Ihrem Hause oder Ihren externen IT-Berater. Häufig sind entsprechende Werkzeuge und Plattformen schon vorhanden, wie das zu Microsoft Office gehörende Microsoft Teams, oder können bei den Anbietern leicht dazugebucht werden, wie Adobe Connect. An dieser Stelle kann keine ausführliche technische Beratung stattfinden. Diese wichtigen Kriterien für die Auswahl einer Online-Plattform – hier einmal am Beispiel der Plattform Zoom durchgespielt – unterstützen Ihre Auswahl:

Stabilität: Die Plattform sollte stabil laufen. Das bedeutet, dass es keine Ausfälle der Video- oder Tonverbindung gibt und dass Sie oder die Teilnehmer nicht unerwartet aus der Veranstaltung geworfen werden. In Bezug auf Stabilität hat sich die Plattform Zoom sehr bewährt.

Einfachheit in der Bedienung: Aus Sicht der Teilnehmer und für Sie als durchführende Person ist es entscheidend, dass die wichtigen Bedienelemente leicht zu verstehen und zu erreichen sind. Bei Zoom finden Sie die wesentlichen Elemente übersichtlich auf einer Leiste angeordnet und selbsterklärend am unteren Bildschirmrand:

Datensicherheit und Datenschutz: Alle wichtigen Anbieter achten auf die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO. Zoom und einige andere Plattformen sind in dieser Hinsicht zuletzt in die Kritik geraten. Sie können den Datenschutz durch entsprechende Einstellungen und Vorsichtsmaßnahmen jedoch wesentlich erhöhen. So sollten Sie für den Zugang zu Ihren Online-Workshops z.B. immer ein Passwort vergeben und nach Möglichkeit die Teilnehmer zunächst in einen virtuellen Warteraum leiten, indem Sie in den Einstellungen festlegen, dass Sie als Host als Erster den Meetingraum betreten. Durch diese Maßnahmen schließen Sie das „Kapern“ Ihrer Veranstaltung aus und lassen nur Teilnehmer zu, die berechtigt sind.

Unterschiedliche Endgeräte: Die Plattform sollte möglichst viele unterschiedliche Endgeräte unterstützen. Gute Plattformen laufen unter verschiedenen Betriebssystemen oder lassen sich mit beliebigen Browsern verwenden. Ideal ist es, wenn für mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets entsprechende Apps verfügbar sind.

Praxis-Tipp: Handy statt Laptop nutzen

Wenn aufgrund der Sicherheitsbestimmungen in Ihrem Unternehmen vorhandene Firmen-Notebooks nicht genutzt werden können, weil die entsprechenden Apps nicht installiert werden können und auch der Browser die Video-Übertragung nicht ermöglicht, prüfen Sie, ob private Tablets oder Smartphones genutzt werden dürfen. Da diese keine Verbindung zu Ihrem Firmennetzwerk haben, sind sie als sicherer einzustufen.

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Beispiel: Online-Offensive sei Dank!

Nach Rücksprache mit den IT-Verantwortlichen ist Lisa Martinez einen großen Schritt weiter. „Wie gut, dass unsere Online-Plattform gerade im letzten Monat freige- schaltet wurde – ein Ergebnis der Digitalisierungsoffensive unseres Unternehmens“, denkt sie. „Jetzt brauche ich mir nur noch die Schulungsvideos zur Plattform aus dem Internet rauszusuchen.“

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Diese 2 Schritte sollten Sie beim Einsatz von Online-Workshops beachten

Schritt 1: Persönliche Vorbereitung

Bei der Vorbereitung der Umsetzung Ihrer Präsenzveranstaltung ins Online-Format gehen Sie wie folgt vor:

• Machen Sie sich bewusst, welche Ziele Sie sich gesetzt haben – für sich und Ihre
• Überlegen Sie für jedes einzelne Ziel, ob es auch online erreicht werden
• Prüfen Sie, welche Methoden der geplanten Präsenzveranstaltung auch online funktionieren. Können z. die geplanten Arbeitsblätter unverändert eingesetzt werden?
• Überlegen Sie für die Teile Ihres Workshops, wo Präsenz notwendig ist – wie beispielsweise beim Hands-on an einer neuen Maschine –, wie diese nachgeholt werden können.
• Notieren Sie zu jedem Thema, welche Methode Sie online anwenden wollen und wie viel Zeit Sie
• Online ist ein schnelleres Format: So sollten Sie Vorträge straffen und aufteilen und für Gruppenarbeit kürzere Zeiträume vorsehen. Denken Sie auch an die Pausenzeiten zwischen den Themenblöcken.
• Stellen Sie die Materialien zusammen: Was benötigen Sie für Ihre Moderation und was sollten die Teilnehmererhalten? Was davon benötigen diese vorab zur Vorbereitung? Wenn sichergestellt ist, dass alle Teilnehmer den gleichen Wissensstand haben und hinter den Zielen des Workshops stehen, ist effektives Arbeiten möglich. Senden Sie die Unterlagen mit ausreichend Vorlauf an die Teilnehmer, z. B. mit der Einladung.

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Beispiel: Ablauf und Ziele klären

Bei der Umstellung auf das Online-Format kann Lisa Mar- tinez auf ihre gewohnt gründliche Vorbereitung zurückgreifen. Sie freut sich: „Meinen schriftlichen Ablaufplan kann ich schnell auf die Online-Methoden anpassen; nur die Zeiten muss ich doch stark kürzen. Hoffentlich gelingt es mir, alle Themen in der notwendigen Tiefe zu behandeln“, sinniert sie.

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Planen Sie für den Entwurf der Einladung Ihrer Teilnehmer ausreichend Zeit ein, denn sie ist ein weiteres wichtiges Element Ihrer persönlichen Vorbereitung. Alle Plattformen liefern Ihnen einen Muster-Einladungstext, der generiert wird, während Sie Ihren Online-Workshop einrichten. Diesen Text sollten Sie überarbeiten und um persönliche Aspekte, wie etwa eine Agenda, ergänzen. Erläutern Sie, welche Endgeräte verwendet werden können, wie die Teilnehmer den Online-Raum erreichen, und bitten Sie diese, sich mindestens 15 Minuten vor Beginn der Veranstaltung dort einzufinden. Dann haben Sie genügend Zeit, auf etwaige technische Probleme einzugehen.

Schritt 2: Lebendige Durchführung – beteiligen und aktivieren

Auch und gerade für Online-Workshops gilt: Eine gute Moderation ist unerlässlich für das Gelingen. Nachfolgende Hinweise geben Ihnen Anhaltspunkte:

■ Orientierung geben

Geben Sie gleich am Anfang der Veranstaltung einen Überblick über die Bedienung, den Ablauf, die Beteiligungsmöglichkeiten sowie die notwendigen Regeln, und denken Sie auch bei der weiteren Moderation daran, alle von Ihnen eingeleiteten Aktionen anzusagen. Bitten Sie die Teilnehmer gleich zu Anfang, ihre Mikrofone immer dann stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen. So schließen Sie Störungen durch Nebengeräusche aus.
Als Host haben Sie bei Bedarf auch die Möglichkeit, alle Teilnehmer stummzuschalten. Weisen Sie darauf hin, dass jeder zwischen der Galerie- und der Sprecheransicht wechseln kann (dies kann auf der oberen Leiste am rechten Bildschirmrand angepasst werden), und lassen Sie die Teilnehmer dies ausprobieren.

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Beispiel: Spielregeln aufgestellt

Lisa Martinez hatte immer schon einen guten Draht zu ihrem Team. Das zeigt sich auch beim virtuellen Treffen im Online-Workshop. Ihr Team geht souverän mit der Technik um. Schließlich sind Videokonferenzen nichts Neues im Unternehmen. So lassen die Teammitglieder ihre Kameras eingeschaltet, damit sich alle sehen können. Auch die übrigen Regeln für das Miteinander sind schnell vereinbart.

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■ Die Teilnehmer aktivieren

Wenn Sie Ihre Teilnehmer nicht einbeziehen, werden Workshops schnell langweilig. Das gilt sowohl für Präsenzveranstaltungen als auch – noch viel mehr – bei der Online-Variante. Wenn Sie in einen Dozentenmodus verfallen, ist die Versuchung für die Teilnehmer groß, sich durch andere Dinge ablenken zu lassen und beispielsweise nebenbei Mails zu lesen oder an einer Präsentation zu arbeiten.

■ Medienwechsel

Niemand schaut gern eine halbe Stunde lang auf eine PowerPoint-Präsentation am Bildschirm. Teilen Sie Ihre Präsentationen in Häppchen von 5–10 Minuten auf und wechseln Sie zwischendurch das Präsentationsmedium.

So könnten Sie etwa von der direkten Ansprache über die Kamera zu PowerPoint wechseln und von dort zu einer Zeichnung auf dem virtuellen Whiteboard. Selbst kurze Videos, z. B. über YouTube, lassen sich abspielen. Wenn Sie dann noch Fragen stellen und Teilnehmer direkt ansprechen, fühlen sich alle beteiligt und eingebunden.

Praxis-Tipp: Zusätzliche Medien bereitstellen

Das virtuelle Whiteboard lässt sich besser nutzen, wenn Sie sich zusätzlich mit einem Tablet anmelden und einen elektronischen Stift zum Zeichnen verwenden. Öffnen Sie benötigte Präsentationsmedien vor Beginn der Veranstaltung und nutzen Sie für die Medienwechsel die Funktion „Bildschirm freigeben“.

■ Der Gruppenchat als Dokumentation

Im Verlauf einer Präsentation oder Diskussion ergeben sich automatisch Fragen. Fordern Sie Ihre Teilnehmer auf, diese Fragen in den Chat einzugeben. Damit sind sie gleichzeitig dokumentiert. Sie selbst sollten den Chat für die Weitergabe von wichtigen Kurzinformationen wie Termine oder Hinweise auf Links verwenden.

 

 

■ Applaus, Applaus!

Neben dem Gruppenchat können die Teilnehmer die Hand heben, wenn sie eine Frage mündlich stellen möchten, sie können virtuellen Applaus spendieren oder über das Symbol „Daumen rauf“ ihre Zustimmung zeigen.

■ Polling – Umfragen nutzen

Wenn Sie Meinungsbilder oder Erfahrungen aus dem Teilnehmerkreis benötigen, sollten Sie Ihre Teilnehmer über die Umfragefunktion der verwendeten Plattform direkt befragen. Die Fragen lassen sich einfach und schnell bei der Vorbereitung einrichten.

■ Breakout-Rooms für Gruppenarbeiten

Senden Sie Ihre Teilnehmer mit konkreten Aufgaben in virtuelle Gruppenräume sogenannte Breakout-Rooms. So können in kleinerer Runde Aufgaben erledigt und Ergebnisse zusammengetragen werden.
Die Gruppengröße sollte bei Gruppenarbeiten 5–6 Personen nicht überschreiten. Als Host haben Sie die Wahl, ob Sie die Teilnehmer zufällig auf die Räume verteilen oder eine Vorauswahl tätigen. Besuchen Sie die Teilnehmer in den virtuellen Gruppenräumen und fragen Sie nach, ob die Aufgabe verstanden wurde und wer die Ergebnisse beispiels-
weise in Word notiert. Ermutigen Sie die Teilnehmer dazu, dass die jeweils protokollführende Person ihren Bildschirm freigibt, damit alle die Ergebnisse sehen können.
Alternativ können Sie auch ein Gemeinschaftsdokument erstellen, in dem jede Gruppe an der für sie vorgesehenen Stelle dokumentiert.
Damit die Gruppenarbeit gut funktioniert, sollte die Gruppe vorher über die vorgesehene Dauer der Arbeit in der Kleingruppe informiert werden. Sie können alle Teilnehmer durch eine virtuelle Benachrichtigung auffordern, wieder in den Gruppenraum zu kommen. Auch dies sollten Sie vorab erläutern.

Praxis-Tipp: Regieanweisungen geben

Haben Sie eine größere Teilnehmergruppe mit beispielsweise 20 Teilnehmern, müssen Sie manchmal das gleiche Thema an jeweils 2 Gruppen à 5 Personen vergeben. Kündigen Sie an, dass Sie die Gruppen mit dem gleichen Thema nach einer gewissen Zeit zu einer größeren Gruppe zusammenfassen werden, um die Ergebnisse abzugleichen. Schieben Sie dazu die Teilnehmer aus der zweiten Gruppe mit dem gleichen Thema dann in den ersten Breakout-Room.

■ Zum Abschluss: Feedback

Um Ihr eigenes Empfinden mit der Sichtweise der Teilnehmer abzugleichen, sollten Sie sich am Ende der Veranstaltung Feedback einholen.
Das geht am einfachsten über eine kurze Abschlussrunde, bei der jeder einen Satz zu Inhalt, Ablauf und Durchführung sagt. Bedanken Sie sich für die Rückmeldung, und sehen Sie kritisches Feedback als die Möglichkeit, beim nächsten Mal etwas zu verbessern.

Praxis-Tipp: Umfrage für Feedback nutzen

Konkrete Ergebnisse erhalten Sie, wenn Sie die schon erwähnte Polling-Funktion nutzen, insbesondere wenn Sie eine anonyme Abstimmung ermöglichen.

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Beispiel: Feuertaufe bestanden!

Lisa Martinez hat es geschafft: Ihr erster Online-Work- shop ist erfolgreich gelaufen. Sie hat ihre Präsentation gehalten und das virtuelle Whiteboard über ihr Tablet für einige Darstellungen genutzt. Zwar konnte sie doch nicht alle Themen behandeln, aber der Teamzusammen- halt hat auch online gut funktioniert.

„Alle waren froh, sich nach Wochen einmal wieder gemeinsam getroffen zu haben, wenn auch nur virtuell“, berichtet Martinez freudestrahlend ihrem Partner.

Zusammen mit ihrem Team hat sie beschlossen, dass das noch ausstehende Thema zusammen mit einigen Fragen, die im Gruppenchat notiert wurden, auf einer Folgeveranstaltung am nächsten Freitag online behandelt wird.

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Mit diesen 5 Tipps wird Ihr Online-Workshop ein Erfolg

1. Machbarkeit prüfen: Überlegen Sie, welche Veranstaltungen sich gut online durchführen

2. Ziele setzen und Ablauf planen: Legen Sie fest, was Sie für sich und was Sie für Ihre Teilnehmer erreichen wollen. Stimmen Sie den didaktischen Ablauf darauf ab und achten Sie auf genügend

3. Durchlauf testen: Machen Sie sich mit der Technik und den Möglichkeiten Führen Sie ein Testmeeting mit einigen Kollegen durch und probieren Sie gemeinsam aus. Vereinbaren Sie einen Notfallkontakt mit einem IT-Spezialisten für die Durchführung.

4. Motiviert bleiben: Bleiben Sie im Online-Workshop locker und gut gelaunt, auch wenn etwas nicht gleich Niemand erwartet eine perfekte Show. Die Veranstaltung sollte Ihnen und den Kollegen Spaß machen.

5. Auswerten und lernen: Holen Sie sich Feedback und lernen Sie aus den gemeinsamen

Fazit

Die Umstellung einer Präsenzveranstaltung auf ein Online-Format fordert Sie sowohl in der Vorbereitung als auch bei der Durchführung. Vor dem Workshop gilt es festzulegen, mit welchen Online-Methoden die Ziele der Veranstaltung erreicht werden können.
Wie alles, das Sie zum ersten Mal durchführen, wird auch Ihr erster Online-Workshop anstrengender sein als die tägliche Routinearbeit.
Wenn Sie die richtigen Themen für Ihre Online-Veranstaltungen auswählen, sich mit der Technik und ihren Möglichkeiten auseinandersetzen und Ihre Moderatorenrolle ernst nehmen, schaffen Sie eine gute Grundlage für die erfolgreiche Durchführung. Binden Sie Ihre Teilnehmer aktiv ein und zeigen Sie, dass Ihnen das Ganze Spaß macht.

So erreichen Sie neben der Bearbeitung von fachlichen Themen auch einen positiven Teameffekt, der über die Veranstaltung hinausreicht.

 

Dieser Beitrag erscheint im Handbuch sicherführen Ausgabe Juli 2020.Lesen Sie auch das Interview, das die Chefredakteurin von sicherführen Anne Sengpiel mit mir geführt hat: Führung und Orientierung in der VUCA-Welt

 

Beitragsbild: depositphotos.com, © pitroviz, ID: 3170975