Muss ich IMMER erreichbar sein?!
Kennen Sie das? Sie haben sich gerade daran gesetzt, einen Text zu schreiben oder ein Konzept zu entwerfen und schon werden Sie unterbrochen, weil eine Mitarbeiterin Frage hat. Dann sind Sie nicht allein. Muss ich als Führungskraft denn IMMER erreichbar sein? Die Antwort lautet: Ja und nein.
Ja, wenn die Mitarbeitenden in einer wichtigen Sache tatsächlich nicht weiterkommen, weil Informationen fehlen oder Entscheidungen ausstehen, die nur Sie treffen können, oder wenn überraschende Ereignisse auftreten, die Mitarbeiter überfordern.
Nein für Standardsituationen oder wenn Mitarbeiter Sie als bequemes Back-up oder missbrauchen und für Probleme, für die Mitarbeiter eigenverantwortlich Lösungen erarbeiten könnten.
Stille Stunden
Sie können und sollten sich stille Stunden gönnen, in denen Sie konzentriert und ungestört an ihren Aufgaben arbeiten. Das sollten Zeiten sein, in denen die Gefahr, dass sie tatsächlich gebraucht werden, nicht zu hoch ist. Dann schalten Sie das Telefon aus oder leiten es um, schließen das E-Mail-Programm und schalten alle Messenger im Smartphone auf stumm. Signalisieren Sie sichtbar, dass Sie nicht gestört werden möchten. Schließen die Tür, hängen Sie ein Schild an die Tür oder wählen Sie spezielle Zeiten, zu denen sie regelmäßig nicht erreichbar sind. In manchen Fällen hatte sich auch bewährt, einen Ort aufzusuchen, an dem Sie in Ruhe arbeiten können, wie zum Beispiel einen Besprechungsraum mit Netzwerkanschluss.
Voraussetzungen schaffen
Schaffen Sie aber die Voraussetzungen dafür, dass man Sie nicht dauernd braucht:
- Stellen Sie benötigte Arbeitsmittel und Informationen rechtzeitig zur Verfügung.
- Erhöhen Sie die Kompetenzen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Merken Sie sich, welche Fragen immer wieder gestellt werden. Die Antworten auf Standardfragen können zum Beispiel in einem Mitarbeiterhandbuch beantwortet werden. Achten Sie auch darauf, wer welche Fragen stellt. Fehlen fachliche oder methodische Kenntnisse, können Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selber schulen oder zu einer Fortbildung schicken. Auch ein gegenseitiges Mentoring kann Abhilfe schaffen.
- Ernennen Sie eine Stellvertretung und binden Sie sie in ihre Führungsarbeit ein. Ein regelmäßiger Austausch erlaubt ihrer Stellvertretung, Fragen zu klären und Entscheidungen für Standardsituationen zu treffen. Legen sie zusammen mit ihrer Stellvertretung fest, ab wann die Stellvertretungsregelung greift. Nur wenn Sie den ganzen Tag unterwegs sind, oder auch wenn Sie für 1 Stunde in einer Besprechung sind?
- Definieren Sie Eskalationsprozeduren fest. Was können und sollen Mitarbeiter selbst entscheiden, wann ist ein Vieraugenprinzip erforderlich, wann ist ihre Stellvertretung zu fragen, wann sind Sie unbedingt einzubinden und was ist zu tun, wenn weder Sie noch ihre Stellvertretung erreichbar sind. Die Beantwortung dieser Fragen gibt Sicherheit und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass sie dauernd benötigt werden.
- Vor allem aber: haben Sie Vertrauen in Mitarbeiter und ermuntern Sie sie, selbst Lösungen zu finden. Das ist ein Risiko, aber Menschen wachsen mit den Aufgaben und dem Vertrauen, das Sie als Führungskraft in sie haben.
Wie lange darf ich mich zurückziehen?
Vielleicht fragen Sie sich jetzt, wie lange sie denn am Tag stille Stunden in Anspruch nehmen können. Das hängt natürlich von ihrer Rolle und Aufgabe ab, in den meisten Fällen sind bis zu 2 Stunden am Tag völlig unproblematisch.
Alles Gewohnheitssache
Zu Anfang müssen sich ihre Mitarbeiter vielleicht daran gewöhnen manche werden ihr deutliches Signal einfach übersehen und trotzdem stören. Weisen Sie sie dann freundlich aber bestimmt darauf hin, dass sie nicht gestört werden möchten, außer wenn wirklich ein Notfall vorliegt. Sie werden sehen, dass sich ihre Mitarbeiter nach kurzer Zeit daran gewöhnt haben, dass sie nicht immer erreichbar sind und erwarten, dass eigenständig Lösungen gefunden werden.
Sie werden auch feststellen, dass die Begrenzung ihrer Erreichbarkeit mehr Vorteile als Nachteile hat und die Entwicklung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördert. Probieren Sie es aus!
Alle Folgen von Orientierungszeit finden Sie hier: