„Wie soll ich mich denn an das alles erinnern, was ich gesagt habe, was ich mit Mitarbeitern vereinbart habe und was die Mitarbeiter gemacht haben?“ So lautet eine der Fragen, die ich immer wieder von Führungskräften aus allen Ebenen gestellt bekomme. Gerade dann, wenn es um die Vorbereitung auf Entwicklungsgespräche oder Beurteilungen geht. Unser Gedächtnis gerät da in der Tat schnell an seine Grenzen. Ich persönliche habe zwar ein recht gutes Gedächtnis, aber bei der Fülle der Informationen im Führungsalltag, wäre es ein Wunder, wenn wir uns an alles erinnern könnten.

Eine einfache aber wirksame Hilfestellung

Wir brauchen also eine Hilfestellung. Nach meiner Erfahrung besteht die beste Möglichkeit, um die wichtigen Informationen zum Verhalten, zur Leistung, zu speziellen Kompetenzen oder sonstigen Informationen von Mitarbeitern wieder abrufen zu können, im Führen eines Orientierungsjournals, das Sie bei Bedarf – beispielsweise bei Jahresgesprächen – zur Hand nehmen.

Vielleicht denken Sie jetzt, dass Ihnen wohl kaum die nötige Zeit zur Verfügung steht, alle relevanten Beobachtungen und Gespräche aufzuschreiben. Ich kann Sie beruhigen: Das brauchen Sie auch nicht. Es geht nur darum, in diesem Journal für jeden Mitarbeiter die wirklich wichtigen Dinge zu notieren, die Ihnen jederzeit eine schnelle Orientierung erlauben.

Der Aufbau der Einträge

Der grundsätzliche Aufbau Ihrer Notizen sollte dabei so übersichtlich wie möglich gehalten werden. Ich empfehle Ihnen folgenden Aufbau aus 4 Teilen:

1. Datum
2. Beobachtung, die Sie gemacht haben, und Ihre Bewertung dazu
3. Führungsaktion: Was haben Sie aufgrund der Beobachtung gemacht.
4. Vereinbarung, die Sie mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter geschlossen haben.

Per Hand oder wie?

Für das Orientierungsjournal eignen sich beispielsweise ein gutes Notizbuch oder ein auch ein Tablet. Und es ist am besten, wenn Sie alles handschriftlich eintragen. Natürlich lassen sich diese Informationen auch in einem Textverarbeitungsprogramm am Laptop oder am Rechner erfassen. Meist erweisen sich diese Varianten in der Praxis jedoch als zu kompliziert.

Wenn Sie nämlich mit dem Orientierungsjournal arbeiten, sollten Sie die Informationen möglichst zeitnah erfassen, also am besten direkt nach der Beobachtung oder dem Gespräch mit dem Mitarbeiter. Nachträgliche Eintragungen einige Tage später, wenn Sie die nötige Zeit dafür freischaufeln können, funktionieren in der Praxis normalerweise nicht. Mit ziemlicher Sicherheit stellen Sie bei dieser Vorgehensweise dann die Arbeit mit dem Orientierungsjournal bereits nach kurzer Zeit wieder ein.

Beispiel für einen Eintrag

Wie könnte nun so ein Eintrag im Orientierungsjournal aussehen? Dazu habe ich folgendes Beispiel für Sie:
Angenommen Ihre Mitarbeiterin hat eine schwierige Projektsituation beim Kunden durch eine hervorragende Analyse und eine schnelle Zwischenlösung gerettet. Sie haben diese Mitarbeiterin am nächsten Tag zu einem Gespräch eingeladen und ihr die Leitung für künftige Projekte beim Kunden angeboten.

Ihre Notizen dazu:
03. Februar 2020, Fehlersituation bei Kunde ABC gerettet durch perfekte Analyse und Zwischenlösung, 04. Februar Gespräch, Projektleitung angeboten.

Das ist es. Mehr Informationen benötigen Sie nicht, um selbst nach längerer Zeit wie einem Jahr vielleicht im Rahmen eines Entwicklungsgespräches mit Ihrer Mitarbeiterin noch voll orientiert zu sein. Das Orientierungsjournal ist kein Tagebuch und kein Protokoll, in dem Gesprächsinhalte umfassend dokumentiert werden. Es handelt sich wirklich nur um stichpunktartige Notizen, damit Sie sich an alle wichtigen Punkte später wieder erinnern können.

Unglaublich hilfreich bei Mitarbeitergesprächen

Im Rahmen dieses Beispiels könnten Sie also auf Basis Ihrer Notizen die schwierige Projektsituation beim Kunden, die Reaktion Ihrer Mitarbeiterin und das Gespräch am nächsten Tag viel besser abrufen.
So gewinnt Ihre Mitarbeiterin den Eindruck, Sie können sich an alles ziemlich genau erinnern. Dadurch fühlt sie sich wertgeschätzt bzw. zumindest von Ihnen gut wahrgenommen.

Viel wichtiger als der Effekt der Wertschätzung ist jedoch die Tatsache, dass Sie innerhalb von wenigen Minuten die zentralen Inhalte erfassen und dadurch im Mitarbeitergespräch viel schneller vorankommen. Ich habe früher bei meinen eigenen Mitarbeitern erlebt, dass diese erstaunt waren, dass ich noch so viele Details wusste.
Mit dem Orientierungsjournal lässt sich sogar eine Menge Zeit sparen, weil Sie sehr schnell Orientierung haben.

„Das haben Sie mir nie gesagt!“, gehört ab jetzt der Vergangenheit an.

Dieses Tool hilft Ihnen übrigens auch bei negativen Vorkommnissen. Sie können nämlich sehr klar und eindeutig nachweisen, wann was passierte und Aussagen, wie: „Das haben Sie mir nie gesagt!“ können Sie damit ziemlch einfach widerlegen. Damit fällt es Mitarbeitern wesentlich schwerer, Widerstand entgegenzubringen und die manchmal nervtötenden Ausflüchte nehmen dadurch ebenfalls stark ab.

Bitte beachten: Das Orientierungsjournal dient als Gedächtnisstütze, nicht als Geheimakte. Eine solche Akte ist rechtlich nicht zulässig.

Die Vorteile im Überblick

Es gibt also vier Vorteile, die Ihnen ein Orientierungsjournal bietet:

• Sie haben schnelle Orientierung auch nach Monaten
• Mitarbeiter fühlen sich wahrgenommen und gewertschätzt
• Sie sparen Zeit bei der Vorbereitung von Entwicklungsgesprächen und Beurteilungen
• Sie können Ausflüchte Ihrer Mitarbeiter bei negativen Vorkommnissen widerlegen.

Ein einfaches Werkzeug mit großer Wirkung.

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